Una visión general sobre cómo hacer que su próxima mudanza de oficina sea súper efectiva.
Una mudanza de oficina es una tarea terriblemente difícil, y una cosa que no se conoce es que sea fácil. Hay tantas cosas que pueden salir mal… Imagínate, un día después de la mudanza estás buscando tu bolígrafo favorito y no lo encuentras. Documentos volando por todas partes, peleas en el aparcamiento, ¡es un puro caos! No queremos que esto ocurra.
En serio, las mudanzas de oficinas son difíciles de hacer bien. Son difíciles y requieren que alguien preste gran atención a los detalles. Esperemos que nuestros consejos le ayuden a resolver cualquier duda que le surja sobre su plan de mudanza.
Planificación
Esto es obvio, pero hay que decirlo. La regla general es empezar a planificar con mucha antelación. Unos 6-8 meses de antelación son perfectos para una pequeña o mediana empresa. La gestión del tiempo es el elemento clave para el éxito de la mudanza. Empiece por sentar las bases de su plan logístico.
Lo primero es establecer un presupuesto. Comprenda cuánto le costará trasladar físicamente todo su equipo del lugar A al lugar B. Es importante que obtenga varios presupuestos de varios empaquetadores y empresas de mudanzas profesionales, compárelos para ver quién puede ofrecerle el mejor servicio al mejor precio. Las empresas de mudanzas no escasean ahora, podrá encontrar múltiples empresas a través de una rápida búsqueda en Internet o a través de las páginas amarillas de su localidad.
Un error común es pensar que una vez que se ha hecho un plan, es un documento de hierro que no se puede cambiar, ¡esto es una mentira! Deje que su plan respire, al hacerlo, se estará dejando respirar a sí mismo.
No estás solo
¡El trabajo en equipo hace que el sueño funcione! Los proyectos que dan los mejores resultados son aquellos en los que colaboran por igual un grupo de personas. Así que no tengas miedo de delegar. Crea un equipo de personas a las que puedas asignar tareas y luego fija plazos. Así limitarás el estrés y te asegurarás de cumplir con tus limitaciones de tiempo, lo que hará que el proceso avance de forma satisfactoria.
Es importante saber quién tiene que participar y en qué capacidad. La alta dirección tendrá que participar en la aprobación del presupuesto, pero ¿necesitará participar en el sellado de las cajas? El departamento de informática tendrá que participar en la determinación de los equipos que hay que trasladar y en el tiempo que se tardará en reinstalar todo en la nueva oficina, pero no es necesario que participe en la actualización de las listas de direcciones.
Comunicación
Psst, entra Alfa Uno, cambio. Es importante estar en constante comunicación con tu equipo, los encargados de la mudanza, el propietario del nuevo edificio, etc. Si alguna de las personas implicadas se mantiene en la oscuridad, esto puede dar lugar a situaciones incómodas. No querrás llegar a la nueva oficina con un camión lleno de equipo para descubrir que no tienes la autorización de seguridad para entrar y colocar tus cajas.
Del mismo modo, comunique a las personas interesadas que se va a mudar. Haz saber a los proveedores/clientes a dónde deben redirigir sus facturas mensuales, la entrega de papel o las tarjetas de Navidad.
Oportunidad
Una mudanza de oficina no consiste únicamente en sentarse alrededor de una mesa y discutir qué cinta adhesiva utilizar para sellar las cajas, no, es un proyecto repleto de oportunidades. Por ejemplo, tu departamento de informática lleva años dándote la lata para que compres una nueva impresora, pero nunca era el momento perfecto para cumplir sus deseos.
Puede aprovechar el tiempo de embalaje para realizar una auditoría definitiva del hardware. Comprende qué equipo físico tienes, qué se necesita y qué está obsoleto, y actualízalo en consecuencia.
Consejo profesional: El equipo que ha considerado obsoleto y que no se trasladará a la nueva ubicación puede reciclarse, sí, pero también puede ahorrar dinero. Las empresas de mudanzas suelen calcular su coste en función de los artículos y el peso que van a trasladar. Por lo tanto, si puede reducir el número de artículos que va a trasladar y, por lo tanto, disminuir el peso de la mudanza en general, ¡está en verde!
Cuidados posteriores
Mientras preparas y realizas la mudanza, sería estupendo que tu equipo documentara una lista de todas las tareas que han realizado. Ahora que estás en tu nuevo espacio, puedes consultar esa lista y asegurarte de que todo está perfecto. Por ejemplo, uno de los miembros de tu equipo documentó que 10 sillas pertenecen al Departamento de Contabilidad: ¿tiene ahora Contabilidad 10 sillas? Otro miembro del equipo documentó a todos los clientes/proveedores con los que mantuvo correspondencia en relación con tu nueva dirección: devuélveles una llamada amistosa para recordárselo, todo en nombre de la doble comprobación.
En los tiempos que corren, los servicios informáticos son vitales para la salud diaria de su empresa. En los primeros días, asegúrese de que todos sus sistemas funcionan correctamente. Que no haya problemas de conectividad a Internet, ni de líneas telefónicas, que los servidores y las bases de datos funcionen bien.
Conclusión
Las mudanzas de oficina son difíciles. El paradero de su bolígrafo favorito es imprescindible para su vida laboral. Por eso, es importante que te tomes un segundo y lo planifiques todo, para que tu mudanza sea más fácil y puedas tener siempre a la vista tu bolígrafo.
No está solo en esta ardua tarea, cree un equipo que le ayude y delegue sabiamente. Asegúrate de mantener una buena línea de comunicación entre todas las partes implicadas en la mudanza.
Sé proactivo y aprovecha las oportunidades que se te presenten, ya sea una auditoría de hardware improvisada o sacar el máximo partido a tu equipo. Mantén la honestidad de todos con la debida diligencia después de la mudanza, has llegado hasta aquí, así que pega el aterrizaje.