Si está contratando empleados por primera vez, le explicamos cómo manejar la nómina
Llega un momento en la vida de todo propietario de una pequeña empresa con éxito en el que llega el momento de contratar empleados e investigar sobre las empresas de nóminas. Si bien la subcontratación de varias funciones puede funcionar al principio, a menudo se requiere personal a tiempo completo para la consistencia, la continuidad y el control de calidad en muchas áreas de su negocio.
Pero los aspectos relacionados con la elaboración de las nóminas pueden llevar mucho tiempo y productos como el software de nóminas pueden ayudarle a empezar. Este breve artículo le ofrece algunos consejos sobre cómo gestionar las nóminas cuando llegue ese día en su pequeña empresa.
Elija entre los proveedores de servicios de nómina o los de bricolaje
La primera decisión que tiene que tomar es si quiere hacer las nóminas usted mismo o contratar un servicio de nóminas. Muchos propietarios de pequeñas empresas se fijan en el menor coste de la compra de un software de nóminas, pero a menudo no calculan en la ecuación el coste de su tiempo y el coste de oportunidad de restar tiempo a las tareas que generan ingresos. Además, existe el riesgo de sanciones y tasas si se cometen errores en los impuestos sobre las nóminas.
Un servicio de nóminas, por otro lado, hace tan poco o tanto como usted quiera que se encargue. Pueden limitarse a generar sus cheques o proporcionar un servicio completo que incluya informes y pagos de impuestos federales, estatales y locales; declaraciones W-2 y 1099; así como pagos de indemnizaciones a los trabajadores. Las empresas de nóminas anuncian que los servicios completos de nóminas son «sin preocupaciones», y en realidad eliminan la preocupación por hacer las nóminas correctamente.
Quizás su número de empleados sea una forma fácil de determinar qué camino tomar. Si sólo tiene uno o dos empleados, el coste del servicio puede superar el beneficio, por muy atractivo que sea su precio. Sin embargo, a medida que se incrementa el número de empleados, un proveedor de nóminas de servicio completo se amortiza con creces.
Opción de software de nómina
Si opta por las nóminas internas, intente elegir un paquete de software que se vincule a su programa de contabilidad. Por ejemplo, si utiliza QuickBooks, busque las ofertas de nóminas de Intuit. La vinculación con su programa de contabilidad supondrá una menor duplicación de esfuerzos a la hora de realizar los asientos contables y también facilitará el envío de información a su profesional financiero fiscal.
Otra consideración de utilizar su propio software de nóminas es que debe planificar el día de pago. Si viaja a menudo, tendrá que organizar la generación de los cheques de pago con antelación, lo que puede ser difícil con empleados por hora cuyas horas fluctúan. Un servicio le permite llamar a las horas, o introducirlas en línea, de modo que si no está en la oficina, los cheques se generarán y se entregarán a tiempo, lo que hará que los empleados estén contentos.
Opción de servicio completo
Las empresas de nóminas con una gran reputación nacional suelen tener economías de escala que las hacen más económicas que las empresas más pequeñas. Además, llevan tiempo funcionando y suelen tener una gran reputación en juego, por lo que están muy dispuestas a respaldar sus productos y servicios.
Un proveedor pequeño y local tiene la ventaja de ofrecerle una atención personalizada, sobre todo si conoce al propietario personalmente. La desventaja, por supuesto, es que si hay una disputa, puedes arruinar una amistad profesional.
Cualquiera de las dos opciones puede satisfacer las necesidades de una pequeña empresa que acaba de contratar empleados. Sopesar cuidadosamente los pros y los contras supondrá la diferencia entre un mayor estrés en tu vida o la tranquilidad de que tu empresa en crecimiento se ponga en marcha.