Sea ecológico con una nueva copiadora
Reducir el consumo de papel es una de las formas más sencillas en que una oficina puede contribuir a un medio ambiente más sano y ecológico, especialmente cuando la industria papelera es el tercer mayor emisor de gases de efecto invernadero y el mayor consumidor de agua de todas las actividades industriales. Las impresiones y las copias pueden generar grandes cantidades de residuos si no se cuenta con el equipo de oficina adecuado. ¿Qué puede hacer para poner de su parte y encontrar la mejor oferta?
En primer lugar, evalúe cómo utiliza su empresa actualmente una copiadora y qué es realmente necesario para su negocio. Revise su volumen de copias actual y determine qué volumen es realmente necesario para su negocio. Puede revisar su volumen actual de copias y desglosar el uso en totales diarios, semanales y mensuales para determinar qué tipo de máquina copiadora necesitará comprar. ¿Necesita una máquina que pueda procesar copias rápidamente, en color, o que genere impresiones de alta resolución? Averigüe estos aspectos básicos antes de empezar a comprar para saber lo que está buscando.
En segundo lugar, gestione mejor el almacenamiento de documentos adquiriendo fotocopiadoras con capacidad de escaneo y almacene los documentos en línea. Se pueden adquirir programas adicionales para encontrar archivos fácilmente de esta manera y que sean accesibles para varios empleados, y se ahorrará dinero en suministros de impresión adicionales (tóner, tinta, papel).
En tercer lugar, revise qué características puede necesitar. ¿Subcontrata la impresión de folletos y material promocional? ¿Puede trasladar estos proyectos a la empresa? Con la máquina adecuada, puede ahorrar miles de euros en impresión y hacer que la máquina realice el plegado, el grapado y la impresión de calidad que realiza un tercero. La mayoría de las imprentas utilizan ahora copiadoras digitales
No incluyas los consumibles en el coste de una máquina nueva (lo que se conoce como acuerdo de coste por copia). Comprar y reponer los suministros usted mismo en una tienda minorista o en otra fuente es una de las formas más fáciles de ser consciente de la cantidad que utiliza y le permite comprar también suministros más respetuosos con el medio ambiente.
Por último, determine si desea comprar o alquilar una máquina. Si alquila, puede probar una fotocopiadora de oficina y su sistema de almacenamiento de documentos y, en la mayoría de los casos, comprar la máquina por una tarifa más baja una vez que finalice el alquiler. Si compra, puede encontrar algunas de las mejores ofertas en máquinas reacondicionadas o recicladas. Si opta por esta vía, debe tener en cuenta los costes de una empresa de servicios de reparación externa si algo va mal. Al igual que cuando se compra un coche nuevo con tres años de garantía, si se compra todo a una sola empresa (la máquina más los gastos de mantenimiento), se sabe exactamente cuánto dinero se gasta en lugar de tener posibles gastos inesperados. Asegúrese de tener en cuenta todos los costes antes de firmar un contrato y evalúe cada máquina antes de realizar la compra.