Pasos para conseguir que su personal, habitualmente impuntual, llegue a tiempo al trabajo
Los retrasos en el control del tiempo cuestan dinero a su empresa. Provoca fricciones entre el personal y pone a los directivos contra las cuerdas. Ahora bien, todos somos conscientes de que a menudo puede haber una buena razón para llegar tarde.
Ocurren accidentes de tráfico, los niños enferman y surgen problemas inesperados. Perdemos las llaves o la alarma no suena. A todos nos ha pasado. Pero cuando las excusas empiezan a acumularse, y cuando varias advertencias caen en saco roto, ¿qué se hace exactamente al respecto?
Hemos elaborado una sencilla guía de 7 pasos para ayudarle a conseguir que su personal, habitualmente retrasado, llegue al trabajo a tiempo.
1. Identificar el comportamiento tardío
Cuando se dirige un negocio, a veces es difícil estar al tanto de todo lo que ocurre. O bien confías en que los gerentes dedicados sean tus ojos y tus oídos, o bien, si tienes la suerte de contar con un software de planificación de turnos, tendrás un mayor conocimiento de quién debe estar en cada momento. Con un sistema de turnos centralizado es mucho más fácil controlar los patrones de retraso.
Identificar el problema es el primer paso importante para gestionar los retrasos persistentes.
2. Respetar la privacidad
Normalmente hay una razón por la que alguien llega tarde de forma persistente. Intenta no avergonzar a tu empleado preguntándole delante del equipo por qué sigue llegando tarde.
3. Lleve a su empleado a comer (o a tomar un café)
Cuando los comentarios casuales no parecen tener ningún impacto en la persistencia de la impuntualidad, es el momento de apartar a tu empleado e investigar. En esta fase, es mejor no hacer el asunto demasiado formal. Llevar a tu empleado a tomar un café fuera de la oficina puede darte un mejor resultado. Empieza preguntando a tu empleado cómo van las cosas, en lugar de lanzarte a hacer preguntas sobre problemas específicos de control de horarios.
Adopte un enfoque personal y a menudo descubrirá una razón más verdadera para los problemas con el control del tiempo. Puede ser que su empleado tenga problemas en casa con un familiar, que esté cuidando a alguien enfermo o que tenga dificultades para dormir.
4. Establecer algunas reglas
Si los postes son demasiado laxos, siempre habrá quien se aproveche. Ten clara la hora a la que la gente tiene que estar en la oficina para empezar a trabajar. Asegúrate también de que el personal sabe si tiene que llegar antes para prepararse para el día. Si el personal llega exactamente a la hora, pero luego procede a colgar los abrigos, preparar el café, hacer la ronda matutina para charlar y no empieza a trabajar hasta 30 o 40 minutos más tarde, tendrá que aclarar exactamente lo que es aceptable.
Aquí es donde el software de RRHH funciona realmente bien. Ofrece la oportunidad de compartir los procedimientos de la empresa fácilmente con las normas de la empresa a la vista de todos.
5. Crear un procedimiento formal de retraso
No tengas miedo de disciplinar al personal que llega habitualmente tarde. Cuanto más posponga la solución de un problema de puntualidad, más difícil será resolverlo. Algunas personas sólo necesitan un suave recordatorio, y una vez que se familiaricen con las normas de control de horarios y con lo que se espera de ellas, cambiarán su forma de actuar.
Cuando las advertencias verbales y los recordatorios no funcionan, hay que establecer un procedimiento formal claramente definido para los retrasos y registrar las horas de llegada. Si esto significa una advertencia por escrito, que así sea. Una advertencia por escrito es a veces lo que se necesita para llamar la atención y obligar a los que llegan tarde a ponerse en forma. En la mayoría de los casos, una advertencia por escrito pone fin al problema.
Si eso no funciona, tendrá que seguir cuidadosamente sus procedimientos disciplinarios posteriores. Podría valer la pena pedir consejo a un organismo regulador como el ACAS (Servicio de Asesoramiento, Conciliación y Arbitraje). Pero, cuando todo lo demás falla, la impuntualidad persistente es un motivo justificado de despido.
6. Desarrollar un plan de acción
En la mayoría de los casos, descubra el problema y podrá acordar una solución temporal viable. Si descubres un motivo real para la persistencia de los retrasos, tal vez tu empleado pueda trabajar temporalmente en horario reducido, o empezar más tarde y terminar más tarde.
O si no hay una razón genuina para la impuntualidad, repasa las razones por las que es importante que tu empleado llegue a tiempo y el impacto que tiene en el equipo. Establece las reglas de lo que ocurrirá si el comportamiento de retraso persistente continúa. Asegúrate de que tu empleado entiende lo que ocurrirá si sigue llegando tarde al trabajo.
7. Recompensar las mejoras
Puede reforzar un cambio de comportamiento mediante elogios. Haz saber a tus empleados que aprecias sus esfuerzos por llegar al trabajo a tiempo. Las palabras amables suelen ser de gran ayuda.