Increíbles trucos para sacar el máximo partido a tus facturas
Las facturas suelen ser difíciles, no hay forma de evitarlo. Para muchos propietarios de pequeñas empresas, no es el acto de crear facturas lo que causa tantos problemas.
En cambio, es la duda sobre si se incluyeron los datos correctos porque, por supuesto, el pago de la factura llega tarde. De nuevo.
De hecho, es bastante habitual que las empresas, especialmente las pequeñas, cobren sus facturas con retraso. De hecho, según una encuesta realizada en el Reino Unido, las pequeñas empresas tienen que esperar una media de 72 días para cobrar sus facturas.
Es mucho tiempo de espera. Ese tipo de retraso significa que su flujo de caja se ve afectado negativamente. Y eso, a su vez, significa que no podrá cumplir sus objetivos financieros.
Por eso necesitas estos 8 increíbles (y sencillos) trucos para sacar el máximo partido a tus facturas.
Hacer políticas minuciosas y estratégicas
Antes incluso de firmar tu primer contrato o de aceptar tu primer trabajo, deberías haber creado tus políticas de pago. Se trata de un documento importante que os evitará a ti y a tu cliente un montón de malentendidos.
Unas políticas eficaces y estratégicas le ayudarán a usted y a su cliente a llegar a un entendimiento mutuo, poniendo por escrito, en general, lo que se espera de ambas partes en términos de pago.
Por supuesto, puede ajustar estas políticas más adelante, y de hecho debería hacerlo, ya que su negocio también cambiará.
En sus políticas estratégicas, debe incluir lo siguiente:
- si el pago debe hacerse por adelantado
- el plazo que tendrá su cliente para pagar la factura
- si habrá cargos por demora, y si serán una tasa fija o un porcentaje
- los tipos de pago que aceptará, incluyendo transferencia bancaria, débito/crédito, PayPal, sólo efectivo, etc.
- si sus productos o servicios se entregarán antes o después de recibir el pago
Cuando tengas claras estas políticas, te entenderás mucho mejor con tu cliente.
Haga su presupuesto de antemano
Tener esas pólizas es estupendo, sin duda, pero no dejan de ser generales y se refieren a todos los casos. Sin embargo, sigues necesitando un documento que te cubra en casos concretos. Por eso debes elaborar un presupuesto detallado antes de aceptar cualquier trabajo.
Su presupuesto debe ser capaz de responder a lo siguiente:
- ¿Cuáles son sus expectativas y las de sus clientes?
- ¿De cuánto tiempo dispone para completar el trabajo o entregar los productos?
- ¿Cuál es exactamente el alcance de los servicios que presta?
Cuando respondas a estas preguntas, con todo detalle, y consigas que tu cliente las apruebe antes de empezar el trabajo, te estarás ahorrando muchos problemas.
Usted y su cliente tendrán un documento de referencia al que recurrir en caso de que surja algún problema o confusión. Por lo tanto, puede ahorrarse muchos problemas más adelante.
Automatizar, automatizar, automatizar
El carácter que define a una pequeña empresa de éxito en la era moderna es la capacidad de automatizar y crecer de forma inteligente.
La capacidad de encontrar las herramientas adecuadas para ayudarle a realizar las tareas más mundanas ayudará a que su negocio crezca a pasos agigantados. Esto se debe a que entonces tendrás más tiempo y energía para centrarte en las tareas principales de tu negocio.
La automatización también funciona con las facturas. Aunque a muchos propietarios de pequeñas empresas les encanta utilizar plantillas de facturas de Word y Excel, que son estupendas para agilizar la facturación, hay una opción aún mejor.
El software de facturación online puede ayudarte a automatizar tus procesos de facturación para enviar facturas profesionales más rápidamente. Como toda la información se guarda en la nube, puedes facturar sobre la marcha en poco tiempo.
Envíe las facturas inmediatamente
Esta es una estrategia importante y eficaz: enviar las facturas a tiempo. Muchos propietarios de pequeñas empresas reconocen la importancia de este consejo; sin embargo, no lo siguen.
La razón por la que no la siguen suele estar relacionada con el hecho de estar ocupados o cansados. Sin embargo, cuando se trata de las finanzas de su empresa, realmente no hay excusa para ello.
Debe estar dispuesto a enviar sus facturas lo antes posible, posiblemente al mismo tiempo que presta el servicio o envía la mercancía.
Una opción aún mejor sería empezar a hacer las facturas mientras estás trabajando en el trabajo. Puedes rellenar los detalles generales y luego añadir los específicos cuando los sepas. Esto hará que tu facturación sea mucho más rápida, especialmente si no utilizas un software de facturación.
Utilizar un lenguaje claro con los detalles necesarios
Aunque la factura es un documento jurídicamente vinculante (es decir, después de que ambas partes lo hayan acordado), eso no significa que estés obligado a utilizar un lenguaje confuso en todo momento.
Una de las razones más comunes por las que las facturas se retrasan en los procesos de cuentas por pagar de un cliente se debe a que hay una impugnación en la factura. Esto se debe normalmente a que la factura contiene información errónea o no contiene la información necesaria y correcta.
Cuando las cuentas por pagar cuestionan esta factura, simplemente la envían al final del montón y echan un vistazo a su próxima factura. Esto significará que tus facturas no se pagarán a tiempo, lo que hará mella en tu flujo de caja.
Para evitarlo, debes asegurarte de que has incluido todos los detalles necesarios en un inglés claro y sencillo (o en el idioma que vayas a facturar).
Incluir las tasas de retraso
Esto puede resultar incómodo para algunos, pero es muy importante que incluya los cargos por retraso en sus facturas. Este tipo de estrategia te ayudará a mantenerte a ti y a tu cliente puntualmente y con responsabilidad.
Para el cliente, debe añadir un cargo adicional por los pagos que se produzcan después de la fecha de vencimiento. Este cargo puede ser una tarifa plana que se aplique por igual a todas las facturas, o puede ser un porcentaje del importe de la factura original.
Sin embargo, es importante recordar que la factura estándar de 30 días no es la más eficaz. Esto se debe a que la mayoría de los clientes tienden a retrasarse 2 semanas de media.
De hecho, sería mejor fijar la fecha de vencimiento en 15 días. De este modo, aunque los clientes se retrasen en el pago 2 semanas, seguirá entrando en el plazo de 30 días.
Envíe recordatorios amables por correo electrónico
Realmente es un inconveniente para los empresarios tener que perseguir a sus clientes para conseguir el dinero que se les debe.
En muchos casos es injusto, y los 6 consejos anteriores deberían ayudarte a aliviar ese problema.
Sin embargo, seguirá ocurriendo, y la forma en que respondas cuando ocurra puede ayudar a cambiar el resultado.
Debe ser proactivo. Debes enviar amables recordatorios por correo electrónico a tus clientes el día en que vencen sus facturas.
En este caso, la palabra cortés es absolutamente crucial. Los estudios han demostrado que con el simple uso de las palabras «por favor» y «gracias», puedes conseguir que tus facturas se paguen más rápido.
Hacer una llamada telefónica
Cuando tus amables correos electrónicos no reciben respuesta, es el momento de utilizar un truco de la vieja escuela: llamar por teléfono.
Aunque los correos electrónicos son menos intrusivos, usted quiere obtener respuestas más rápidamente, lo que puede hacerse más eficazmente con una llamada telefónica.
Independientemente del medio que utilice para comunicarse, tendrá que ser cortés en sus esfuerzos. Con una llamada telefónica, que implica una conversación real y en directo, habrá menos margen para que tu cliente evite el pago.
Eso significa que tendrá más posibilidades de que le paguen sus facturas.
Todos estos consejos son estupendos y sorprendentes para que tus facturas se paguen cuando lo necesites. Si sigues estos trucos y pasos, te encontrarás con un mejor flujo de caja y más oportunidades para ayudar a que tu negocio crezca.