Formas en que las auditorías digitales ahorrarán dinero a su empresa
Cuando se inicia un negocio, lo único que se necesita es un portapapeles, unas cuantas resmas de papel bond y una taza de café llena de bolígrafos de repuesto. Hasta ese momento, el papel satisfacía las necesidades de su empresa; francamente, es fácil entender por qué muchas pequeñas organizaciones siguen rellenando, enviando y archivando formularios físicos. Como dice el refrán, «si no está roto, ¿por qué arreglarlo?».
A medida que su empresa evoluciona y crece, sus necesidades de auditoría también se amplían. A largo plazo, poner su empresa a merced de las tediosas y poco fiables inspecciones en papel perjudica sus beneficios. Con el tiempo, mientras usted sigue trabajando como un esclavo y poniendo en forma el papeleo manualmente, se dará cuenta de que otras empresas ya han cumplido con sus normas de seguridad y cumplimiento semanas antes.
Puede que su actual sistema de auditoría «funcione», pero hay una forma mejor de controlar a sus empleados, sus activos y la calidad de su producción: los formularios móviles. Una plataforma de software de control de calidad flexible y personalizada puede ayudarle a perfeccionar su negocio para ofrecer un mejor producto, clientes más satisfechos y un resultado final más sólido.
Hay muchas maneras en que una solución de auditoría digital puede ahorrarle dinero a su empresa. He aquí algunas de las más significativas:
1. Una mayor precisión hace un mejor producto
Puede que garabatear toda la información en papel fuera el método más preciso para la recogida de datos hace unas décadas, pero hace tiempo que los sistemas digitales lo han superado. Cuando se compara con los formularios móviles, el papeleo físico parece francamente peligroso para tus beneficios.
Por ejemplo, piense en la típica auditoría de control de calidad.
El inspector de control de calidad rellena un formulario y lo introduce en el sistema de archivo. Su plantilla en papel depende de que este inspector lo haga todo bien a la primera. Una vez que entra en el laberinto de la auditoría en papel, ya no está en sus manos.
Si comete un error, o si el personal que ha contratado para interpretarlo, introducirlo dos veces y responder correctamente, podría enviar un producto defectuoso. Pequeños errores, como una fecha incorrecta o una falta de ortografía, pueden anular por completo el propósito del control de calidad. Aquí es donde las auditorías digitales realmente brillan.
Los formularios móviles pueden configurarse para interpretar los modelos de datos de su base de datos existente, de modo que mientras los inspectores rellenan los formularios, el software autocompleta automáticamente las casillas de texto, las casillas de verificación y los menús desplegables. Se obtiene una precisión de los datos garantizada digitalmente y se reduce la probabilidad de que se produzcan errores humanos. Este tipo de precisión se traduce en menos devoluciones de productos, clientes más satisfechos y una mejor reputación en general.
2. Menos papel significa más calderilla
Según un estudio publicado por Mashable, el oficinista medio estadounidense utiliza 10.000 hojas de papel al año. Esto supone un gasto anual de unos 80 dólares en papel por empleado. Para una organización en crecimiento con docenas de empleados, eso supone miles de dólares que se gastan cada año sólo en papel. Además, hay que tener en cuenta los costes asociados de bolígrafos, portapapeles, impresoras, tinta y almacenamiento de material de oficina.
Y lo que es más importante, es mejor para el medio ambiente: más del 40% de los residuos sólidos sólo en Estados Unidos proceden de productos de papel, muchos de los cuales no pueden reciclarse debido a los productos químicos tóxicos de la tinta y los tratamientos industriales. Pero no se trata sólo de evitar la contaminación, sino de crear un modelo de negocio sostenible del que pueda sentirse orgulloso ante sus clientes.
Si se tiene en cuenta que un sistema de control de calidad basado en el móvil cuesta una fracción del coste y se integra perfectamente con las API, los sistemas y la tecnología que su empresa ya utiliza, parece poco práctico seguir invirtiendo en procesos en papel.
Puede que no sea el caso de todas las empresas, por supuesto. Puede que tu empresa no tenga montañas de papeles que requieran palas de vapor para llevarlos desde tu sede a un vertedero. Independientemente de la cantidad de burocracia basada en el papel que vea en su empresa, vale la pena pensar en cuánto puede estar costando a su negocio, especialmente cuando hay una alternativa mejor y respetuosa con el medio ambiente a un clic de distancia,
3. La verdad intacta se entrega – menos el tiempo de inactividad
Los formularios en papel son fácilmente superados por los formularios móviles cuando se trata de ofrecer una versión completa de la verdad. Las medidas adoptadas a partir de un informe de incidentes en papel se limitan a las palabras proporcionadas por el inspector. Aunque esto es suficiente en algunos casos, se necesita tiempo y esfuerzo para asegurarse de que los datos llegan a su destino intactos y con todo el material de apoyo pertinente.
Contrasta esto con una plataforma móvil en la que los formularios se ajustan dinámicamente en función de quién los rellena, qué hace y dónde está.
Los formularios de este tipo pueden rellenarse previamente con la información que ya conocen sobre el usuario, el producto y la ubicación. Cuando su inspector de calidad utiliza su teléfono inteligente para acceder y completar una inspección en tiempo real, sólo ve los campos relevantes para la tarea en cuestión. Se acabó el rellenar datos redundantes como el nombre, la fecha y el lugar. Se acabó el saltar campos manualmente o preguntarse qué columna es relevante para el contexto.
Las inspecciones que antes llevaban media hora pueden realizarse ahora en cuestión de minutos. La aceleración del proceso no sólo aumenta drásticamente la eficiencia y la productividad, sino que garantiza la calidad de su producción. Si una inspección pone de manifiesto un defecto importante en las existencias de un proveedor, puede retirar rápidamente todos sus elementos de la producción. El hecho de que pueda documentar minuciosamente estos problemas de forma digital no hace más que reforzar su postura cuando se refiere a su acuerdo de nivel de servicio existente.
4. Decisiones más rápidas, mejores y más inteligentes para salvar su cartera
La auditoría móvil hace que los resultados estén disponibles inmediatamente para su revisión desde cualquier parte del mundo. A medida que su organización se expande, los próximos pasos podrían llevar a su empresa y a sus centros hijos a cualquier lugar. Si no está preparado para tomar decisiones para ubicaciones remotas y empleados de todo el mundo, probablemente esté frenando su crecimiento.
Una plataforma móvil de control de calidad genera automáticamente los siguientes pasos en función de las acciones realizadas al rellenar el formulario. Puede saber en tiempo real si el problema se ha resuelto o si requiere más acciones de seguimiento. Y lo que es más importante, puede asegurarse de que los procedimientos adecuados se comunican claramente con normas detalladas accesibles dentro de cada formulario.
Cuando se trata de múltiples instalaciones, inspectores y productos, no se puede supervisar cada pequeño proceso. Resulta útil disponer de pruebas de referencia cuando se necesita entender exactamente qué fue mal y cómo se solucionó.
Los formularios móviles permiten añadir imágenes y vídeos a los informes de forma inmediata, grabados desde un smartphone y cargados en tiempo real. Cuando es necesario comprender a fondo un incidente, el uso de imágenes y marcas incrustadas para reforzar los informes puede hacer que las cosas sean mucho más claras. Esto reduce el tiempo de decisión, lo que significa que puede ver los resultados lo suficientemente rápido como para volver a ponerse en marcha con un tiempo de inactividad mínimo.
5. El menor riesgo de pérdida genera recompensas fiables
¿Cómo estarían sus datos en caso de incendio o inundación? Tal vez tengas un disco externo a prueba de incendios en el que has introducido por duplicado todos tus formularios para guardarlos. Tal vez siga guardando todos sus formularios en papel en un contenedor resistente a las inundaciones. Según datos publicados por Small Business Trends, cada semana fallan 140.000 discos duros en Estados Unidos, y el 54% de las PYMES ni siquiera tiene preparado un plan de pérdida de datos.
Si ahora mismo estás pensando en cómo tendrías que rebuscar entre la basura empapada después de un desastre natural, puede que seas un buen candidato para migrar tus procesos basados en papel a una nube fuera de las instalaciones. Si almacena todas sus copias de seguridad en un dispositivo «a prueba de desastres» y espera que todo sea recuperable ad infinitum, no cuente sus pollos antes de que nazcan.
Los formularios móviles dejan una huella digital que garantiza la responsabilidad de todos los usuarios. Los datos se almacenan en la nube y se hace una copia de seguridad en centros de datos autoalojados para garantizar la seguridad. Mientras que los registros en papel ponen en riesgo tu negocio, los sistemas móviles protegen tus datos de los desastres, ya sean naturales o técnicos.
¿En qué medida su empresa depende del papel?
Quizá sea el momento de cambiar. Los formularios móviles han transformado para bien la gestión de la seguridad y el cumplimiento de las normas. ¿Está preparado para subirse a bordo de la próxima innovación empresarial, o va a enlucir las paredes de un barco que se hunde con resmas de papel de fotocopiadora?