Cuánto dinero puede ahorrarse al utilizar servicios virtuales
Hay un viejo refrán que dice: «Un céntimo ahorrado es un céntimo ganado». En teoría es muy sencillo, pero no lo es tanto cuando se trata de dirigir un negocio rentable.
Todo cuesta dinero, desde el alquiler de la oficina y los gastos generales, hasta los empleados y mucho más. Además, hay esos molestos gastos inesperados que aparecen cada vez que crees que has conseguido llegar a fin de mes con unos cuantos dólares en el banco.
Una de las formas más efectivas para que una empresa ahorre dinero en las cosas que más le cuestan es llevar todo o la mayor parte de su negocio a lo virtual, obteniendo una dirección virtual, alquilando un espacio de oficina y contratando empleados virtuales. Como está a punto de aprender, se pueden ahorrar decenas y cientos de miles de dólares cada año, dependiendo del tamaño, el alcance y las necesidades generales de su negocio.
Oficina y gastos generales (decenas de miles de ahorros)
Este gasto es difícil de cuantificar, ya que el alquiler, los servicios públicos y otros gastos varían mucho de una zona a otra. Piensa que un modesto local comercial de 2.000 metros cuadrados puede costar a partir de unos 26.000 dólares al año. Si los gastos generales ascienden a la mitad de esa cantidad y siguen subiendo, ya se han alcanzado las decenas de miles de dólares y ni siquiera se han comprado los muebles.
Es muy caro, teniendo en cuenta que muchas pequeñas empresas sólo necesitan una dirección oficial para legitimar su empresa sobre el papel, a efectos fiscales y para que los consumidores confíen más en su marca. Independientemente de la razón por la que necesite alquilar una oficina virtual en lugar de una dirección física, solo tendrá que pagar una cuota mensual fija cuando utilice un servicio virtual, lo que le evitará los gastos de arrendamiento, servicios públicos y otros gastos generales de oficina.
Equipamiento y mobiliario (a partir de unos 5.000 dólares)
Es casi imposible equipar una pequeña oficina con menos de 5.000 dólares. De hecho, esa cifra sería probablemente conservadora en 1980, por no hablar de la actual era digital y la necesidad de:
- Escritorios de pie,
- Sillas ergonómicas,
- Ordenadores de sobremesa,
- Ordenadores
- Ergo ratón,
- Teclado,
- Monitores antideslumbrantes),
- Máquinas de fax y fotocopiadoras (más gastos continuos de tóner y papel)
- Keurig,
- Hervidor,
- Microondas,
- Mesas de reunión,
- Sofás y sillas de salón,
- Servicios de baño,
- Etc.
Los gastos para amueblar y mantener una oficina no terminan aquí, pero espero que te hagas una idea. Lee esto para saber más sobre los elementos básicos necesarios para montar una oficina en condiciones.
Contratación (~5.000 dólares)
Los costes de contratación pueden ascender a miles, por puesto, para una empresa en crecimiento (y todos queremos crecer, ¿verdad?) Desde la publicidad del puesto en línea y fuera de ella, hasta el uso de empresas de contratación, pasando por la necesidad de personal de recursos humanos, el tiempo dedicado a llamar, enviar correos electrónicos y entrevistar a los solicitantes, y la comprobación de antecedentes.
Hay que tener en cuenta muchos costes, que pueden variar de un sector y un tipo de empresa a otro. Como un servicio virtual hace todo este trabajo de base por usted, los gastos de contratación pueden ser cosa del pasado para usted y su empresa.
Recepción/administración (~30.000 dólares)
La mayoría de las empresas necesitan personal de recepción y administración que atienda los teléfonos, realice la introducción de datos, etc. Esto supone un gran gasto para cualquier empresa. A menudo, una pequeña empresa no puede permitirse 30.000 dólares más al año por empleado, para contratar a alguien para esta tarea, especialmente si los teléfonos suenan con poca frecuencia y hay mucho tiempo de inactividad entre las llamadas.
Los servicios virtuales ofrecen una recepción bajo demanda, que puede ampliarse a medida que usted crece, al tiempo que ofrecen la ventaja añadida de una disponibilidad de 24 horas, a menudo sin coste adicional.
Incorporación (~400 dólares por empleado)
La incorporación, el proceso de aclimatación y formación de un nuevo empleado, comienza con 400 dólares y va subiendo en función del tipo de negocio que se tenga. Estos costes suelen duplicarse y triplicarse por cada puesto de trabajo que se contrata, ya que muchos de los nuevos contratados no superan este proceso, bien porque deciden que el trabajo no es adecuado para ellos, bien porque la dirección decide que no son los adecuados.
Gran parte de este proceso se agiliza cuando se utilizan servicios virtuales. Solo se dedicará una pequeña cantidad de tiempo a la formación de recepcionistas y asistentes virtuales, lo que hace que los costes de incorporación sean cosa del pasado.
Prestaciones a los empleados (gasto salarial x 1,4)
Hoy en día, si no ofrece un seguro médico, dental o de vida a sus empleados, la rotación de personal es un hecho. Todos los empleados que contrate querrán esto y otros beneficios, como aportaciones a la cuenta individual de jubilación (IRA), paga de vacaciones, permiso de maternidad/paternidad, una estructura de bonificaciones, membresías pagadas a clubes de salud y mucho más. De lo contrario, su competidor le robará los empleados poco después de que usted los haya formado (convenientemente).
Los costes típicos, según Joseph Hadzima del MIT, son entre 1,25 y 1,4 veces el salario de un empleado típico. Las empresas de servicios virtuales son responsables al 100% del coste de mantener a su equipo virtual en plantilla, incluidas las prestaciones.
Obligaciones legales con los empleados (aproximadamente 3 dólares por hora trabajada)
Los nuevos empresarios suelen sorprenderse y quedar financieramente marginados cuando se dan cuenta de todos los costes obligatorios (legales) asociados a tener un empleado en plantilla en su negocio. Las pensiones federales y las cotizaciones al plan de seguridad social, el seguro de desempleo, el seguro de incapacidad/compensación laboral y el tiempo libre remunerado son todos los posibles costes que tendrás que asumir, dependiendo del país en el que dirijas tu empresa.
Como es de imaginar, los servicios de oficina virtual se encargan de los empleados que le proporcionan, ahorrándole miles de euros en obligaciones legales anuales que, de otro modo, pagaría al contratar a un empleado a tiempo completo o parcial.
¿Cuánto puede ahorrar USTED?
Llevar una oficina y el personal que la compone conlleva muchos dolores de cabeza. La decisión de si puedes pasar a la virtualidad en tu negocio o no depende de ti, pero el potencial de ahorro debería ser obvio en este punto.
Ya sea por el ahorro en el alquiler, por los empleados o simplemente porque quieres conseguir un número de teléfono virtual para agilizar y simplificar las llamadas telefónicas que llegan a tu negocio, los servicios virtuales pueden ahorrar a cualquiera que lea esto mucho dinero cada año.