Cosas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el equipo para exposiciones
Las ferias comerciales y otros recintos feriales son una forma estupenda de difundir un mensaje y/o expandir la marca de su empresa. También son estresantes, caóticas y costosas; básicamente, un dolor de cabeza de principio a fin. Pero también pueden ser muy lucrativas -sobre todo para una empresa nueva- cuando se trata de establecer contactos con otros profesionales y hacer que las cifras de ventas se disparen.
La selección del equipo para estos eventos puede suponer una gran parte de su creatividad, tiempo y presupuesto de marketing. Hay mucho que tener en cuenta, y la mayoría de las empresas rara vez aciertan a la primera: siempre se pasa algo por alto.
Aquí tiene 5 consejos para elegir el equipo de exposición adecuado para su próximo evento:
1. Espacio disponible
Antes de decidir el tipo y el tamaño del equipo que necesitará, tendrá que saber dónde se encuentra su stand y cuánto espacio tendrá disponible. Este debe ser el primer paso obvio antes de empezar a buscar los artículos que necesitará.
El presupuesto será una preocupación definitiva a la hora de elegir un stand de pasillo o de esquina, o un espacio completo de península o isla. Sopese cuidadosamente los costes del espacio en la exposición con los costes del equipamiento, y luego llegue a un compromiso (si es necesario) que haga su misión más efectiva.
2. ¿Proveedores preferidos o usted elige?
Los organizadores de ferias casi siempre ofrecen una lista de proveedores «preferidos» que le recomiendan utilizar para alquilar o comprar su equipo. Algunos de estos proveedores se limitan a alquilar o vender el equipo y a entregarlo en el recinto ferial por usted. Otros ofrecen servicios completos, como ayudarle a elegir lo que necesita en función del espacio disponible y de las ideas o productos que vende.
A la hora de tomar una decisión, no estás obligado a elegir a los proveedores recomendados. En esta situación entran en juego muchos aspectos políticos, y quien el organizador recomienda puede no ser la mejor opción para ti. A menudo, los apretones de manos, las ventajas y el dinero se intercambian para que los proveedores entren en estas listas de favoritos, en lugar de basarse en el nivel de servicio o la calidad del equipo que ofrecen.
3. ¿Comprar o alquilar?
Sin duda, tendrá que comparar los precios de los dos o tres mejores precios de alquiler y de compra de la iluminación, el sistema de sonido, las paredes temporales y otros equipos que necesitará. Aunque sea la primera vez que participa en una feria, probablemente no piense que este evento sea el último, ¿verdad?
El alquiler es una opción atractiva porque no tiene que preocuparse de almacenar o vender los artículos cuando termine el evento ferial. Sin embargo, si dispone de espacio de almacenamiento y hay un indicio o una posibilidad cierta de que lo vuelva a necesitar, la opción más inteligente es la compra. Los stands adaptables, las vitrinas, los carteles, los muebles, los monitores de exposición y los aparatos electrónicos son equipos de exposición básicos que pueden utilizarse una y otra vez.
Los costes de alquiler suelen incluir tasas ocultas para cubrir los gastos de transporte, limpieza y mantenimiento en los que incurre la empresa de alquiler, costes que se acumulan rápidamente cuando se alquilan los mismos artículos más de una vez. Si optas por la compra, estos costes recaen sobre ti, pero a menudo son exagerados por las agencias de alquiler, que tienen que tener en cuenta los daños y los robos, y los incluyen en sus precios.
4. ¿Cuánto personal habrá en el lugar?
Si sólo vas a estar tú y otra persona en el stand, probablemente puedas meter todo el equipo que quieras. Sin embargo, si piensas tener mucho personal directamente en el stand, y piensas presentar tu marca a los clientes potenciales también en la zona del stand, lo último que quieres es un montón de equipo voluminoso en el camino.
5. ¿Debería elegir un proveedor de servicios completos de exposición comercial?
Esto ya se ha mencionado brevemente. Una vez que tengas una idea de lo que necesitas, lo siguiente que debes considerar es el grado de implicación que quieres tener en el proceso de selección y configuración.
Hay proveedores que pueden ofrecer soluciones listas para usar, determinando sus necesidades exactas de equipamiento, transportando e instalando dicho equipamiento, imprimiendo señalización personalizada, gráficos, mobiliario, artículos de regalo, vitrinas, suministros de oficina y otros accesorios.
Esta opción aumentará considerablemente los costes, pero también puede reducir muchos dolores de cabeza. Considérelos similares a las empresas de puesta en escena que trabajan para empresas inmobiliarias. Al igual que con cualquier servicio de este tipo, esta opción le ahorrará mucho tiempo y le pondrá en contacto con profesionales de la organización de ferias, que probablemente sepan mucho más que usted sobre lo que puede ocurrir el día del partido.
Reflexiones de despedida
Si el estrés de elegir el espacio y el equipo adecuados te parece abrumador ahora mismo, no desesperes. Al final del día, aprenderás valiosas lecciones para la próxima vez, y es un hecho que conocerás a montones de personas que pueden ayudarte a impulsar más negocios a medida que avanzas.
Aunque pueden ser una molestia, las ferias comerciales son, sin lugar a dudas, una de las mejores oportunidades de marketing que cualquier empresa puede aprovechar.