Consejos para detectar las deficiencias en los procesos comunes y aplicar el cambio adecuado
En el mundo empresarial actual, altamente competitivo, es imprescindible racionalizar los procedimientos empresariales obsoletos. La empresa de estudios de mercado IDC ha descubierto que las empresas pierden entre el 20 y el 30 por ciento de sus ingresos anuales debido a la ineficacia y las redundancias. Esta asombrosa cifra subraya la necesidad de mantener un control estricto de las prácticas empresariales.
Los procesos obsoletos pueden estar perjudicando a su empresa y cómo racionalizarlos y actualizarlos para el futuro.
Frustraciones comunes
Uno de los problemas más comunes de los propietarios de empresas y de los empleados es un sistema empresarial rígido y aislado que requiere muchos trámites burocráticos. Cuando los empleados se encuentran con demasiados trámites burocráticos para realizar su trabajo, esto puede ser un serio lastre para la moral. Algunos ejemplos de exceso de burocracia son los formularios en papel que hay que rellenar para solicitar un servicio empresarial.
En el otro extremo del espectro, las empresas con poca estructura interna también son difíciles de trabajar. Cuando no hay políticas y procedimientos establecidos que expliquen cómo debe funcionar la empresa, los empleados pueden sentirse perdidos. Los vacíos de poder pueden ser ocupados por las personas equivocadas, y esto puede provocar sentimientos negativos en el lugar de trabajo.
Otra frustración común es el enrevesado organigrama. A menudo, los empleados no están seguros de cuáles son sus supervisores directos ni de quiénes participan realmente en su línea de negocio.
Los empleados que tienen más de un subordinado directo por encima de ellos, especialmente los supervisores de diferentes partes de la empresa, afirman tener muy poca satisfacción en el trabajo. Estos empleados pueden simplemente abandonar la empresa, o pueden volverse improductivos y convertirse en miembros tóxicos de la plantilla.
Racionalización de los procesos
Racionalizar los procesos de una empresa puede ser una actividad muy gratificante. Con procesos racionalizados para todo, desde las ventas hasta el servicio de atención al cliente, las empresas pueden funcionar de forma más eficiente y generar más beneficios.
Racionalizar un proceso empresarial implica aumentar la eficiencia de la empresa simplificando muchas tareas. Racionalizar también significa eliminar los pasos innecesarios. Por último, reducir los residuos es una parte importante de la racionalización de un proceso.
El principio rector es que se debe añadir valor en cada paso de la cadena de valor. Esto significa más eficiencia y menos trabajo desperdiciado. Si la tarea no añade valor al producto final, no debe ser prioritaria.
Definir la cadena de valor
La cadena de valor es una forma de determinar qué partes del proceso son vitales para el resultado final. Hay que examinar cada paso del proceso para saber si es necesario.
Por ejemplo, el trabajo de una empresa alimentaria se basa en la calidad y la popularidad de sus productos. Todo lo relacionado directamente con la producción de los alimentos ocupa un lugar destacado en la cadena de valor. También lo son la transformación y el envasado. Todo lo que tiene una prioridad menor puede ser potencialmente subcontratado.
Automatización de tareas repetitivas
Para aprovechar al máximo los avances tecnológicos actuales, las tareas repetitivas deben automatizarse. En nuestro ejemplo de un fabricante de alimentos, las tareas de pesaje, medición, llenado y envasado pueden ser realizadas por un sistema mecánico. Esto libera el tiempo de los técnicos y los trabajadores de fabricación para que se ocupen de cuestiones más urgentes.
Determinar si un proceso debe ser automatizado puede ser difícil. Si el resultado final requiere una gran precisión y añade un valor significativo a la cadena de valor, puede ser mejor dejar que un trabajador humano cualificado se encargue del trabajo. Esto puede representarse con el ejemplo de un chef que cocina cada día las mismas comidas de alto nivel.
Cuellos de botella en el proceso
Cualquier cosa que bloquee el flujo de trabajo en su empresa debe considerarse un cuello de botella. Estos provocan una gran frustración. Normalmente, los cuellos de botella se producen porque los empleados en cuestión no tienen acceso a la información, los materiales o los servicios que necesitan para hacer su trabajo con eficacia. Esto también puede ocurrir cuando el personal no tiene la formación adecuada o cuando trabaja con un equipo deficiente.
Transferencias
Cuando una persona o un sistema transmite información a otra persona o cosa, se trata de un traspaso. Los traspasos pueden ser otra fuente de frustración en una empresa. Si esta información es incorrecta o llega tarde, pueden producirse más cuellos de botella o errores. La automatización de los traspasos es una buena manera de agilizar este proceso empresarial.
Interacciones con el cliente
Todas las interacciones con el cliente son extremadamente importantes. El cliente debe poder interactuar con representantes de atención al cliente que sean justos, amables y competentes. Cuando la satisfacción del contacto con el cliente es pobre, toda la empresa se verá arrastrada.