Cómo desarrollar y ejecutar una estrategia eficaz de eventos corporativos
La celebración de un evento corporativo de éxito puede hacer que una empresa tenga éxito durante todo el año. Estos eventos pueden atraer a clientes que estaban a punto de firmar una prórroga con una empresa y hacer que la finalicen.
Los eventos de agradecimiento a los clientes pueden ser un evento corporativo que no sólo ofrece un retorno de la inversión en términos de cierre de tratos, sino que también puede mejorar la fidelidad de los clientes. Los clientes quieren sentirse valorados, por lo que un evento complejo puede hacer que se sientan así, lo que tiene un valor incalculable.
Planificar uno de estos eventos es una empresa enorme, ya que tanto el éxito como los fracasos del evento recaerán en una o unas pocas personas responsables de la logística del mismo. Desarrollar una estrategia y ejecutarla puede ser sencillo si los procesos elegidos son sencillos y existe un flujo de trabajo fácil de seguir.
Los siguientes consejos le ayudarán a desarrollar y ejecutar una estrategia de eventos corporativos para un evento del que los asistentes hablarán durante meses.
Una solución fiable para la planificación de eventos ayuda al flujo de trabajo
Ser capaz de manejar un proyecto con tantas variables como el de un evento corporativo requiere herramientas que ayuden a mantenerse organizados y a completar cada tarea en su fecha límite. La capacidad de asignar a otros miembros de la organización tareas de las que se hará cargo su departamento es imprescindible, y los interminables correos electrónicos de ida y vuelta para hacer un seguimiento de estas tareas no siempre son la opción más eficiente. La planificación estratégica de eventos tiene en cuenta todo tipo de factores que repercutirán en la calidad del evento y en las experiencias de los asistentes.
No buscar una solución de planificación de eventos corporativos para ayudar a optimizar todo no está permitiendo que su evento sea lo más eficiente posible para planificar.
Utilizar la automatización para el evento
Las tareas que pueden ser automatizadas deberían serlo, ya que una persona puede encargarse de otras tareas mucho menos tediosas. Un envío de correos electrónicos o la incorporación automática de un nuevo asistente a una lista tras la compra de una entrada o una inscripción es un gran ejemplo.
La capacidad de conectar soluciones, ya sea una solución de contabilidad o un CRM, es imprescindible. Esto puede ayudar a aumentar el registro y asegurar que ciertos clientes o prospectos de ventas estarán en el evento. El proceso automatizado asignará las tareas automáticamente, lo que elimina el error humano, ya que puede ser difícil recordar si todo fue asignado cuando se tiene un equipo de 20 personas que gestionar.
Un enfoque en la experiencia de los asistentes al evento
La experiencia de los asistentes es un factor importante para un evento, ya que una experiencia positiva hará que la gente vuelva año tras año.
Pedir opiniones es una de las cosas más importantes que se pueden hacer, ya que descubrirá tendencias que reforzarán los éxitos, así como señalar áreas de mejora. Hay personas que no pueden estar satisfechas, pero busque los temas en la retroalimentación para saber dónde se puede mejorar el evento.
Supervisar las redes sociales también puede ser una buena idea, ya que los planificadores pueden responder a las preguntas sobre el evento o resolver cualquier problema de los asistentes que publiquen.
La tecnología in situ, como una aplicación móvil para eventos, también puede mejorar en gran medida la experiencia de los asistentes. Las aplicaciones móviles son una herramienta fácil de usar que permite a los asistentes navegar por su experiencia in situ elaborando su propia agenda del evento, enviando mensajes a otros asistentes para que tengan oportunidades de establecer contactos, encontrando lugares clave en un plano de la planta y mucho más.
Establecer el presupuesto del evento y sacar el máximo partido a ese dinero
La búsqueda de un lugar de celebración y la colaboración con los proveedores para un evento deben ser gestionadas por un gran negociador, ya que estos factores pueden afectar drásticamente a su presupuesto. La utilización de tecnología, como una plataforma de búsqueda de locales, puede ayudar a una empresa a sacar el máximo provecho de su presupuesto actual, simplificando y gestionando el proceso de negociación.
El lugar de celebración es el lugar perfecto para empezar a regatear, ya que prometer la celebración de varios eventos en el lugar puede ayudar a reducir el precio. Asociarse con una empresa que se encargue del catering para permitir que su marca aparezca es también una buena forma de reducir los costes de la comida.
Asegurarse de que el presupuesto también cubre efectivamente el marketing es imprescindible, ya que dar a conocer algo como una conferencia aumentará el número de inscripciones y, al final, conducirá al éxito del evento.
Conclusión
La planificación de un evento corporativo va a requerir un poco de paciencia, así como un enfoque proactivo, ya que las cosas no van a caer en su lugar. Maneje los detalles manejables y ejecute esto como un proyecto, ya que es uno que realmente puede dar sus frutos para una empresa, así como la trayectoria profesional de una persona.