¿Necesita su empresa servicios seguros de transcripción in situ?
En el mundo actual, hipercompetitivo, conectado y digitalizado, no es de extrañar que los directores generales digan que la ciberseguridad es una de las principales preocupaciones a la hora de dirigir una empresa. Una fuga de información o una filtración de datos puede costar a las empresas millones de dólares en ingresos e incluso más en términos de pérdida de confianza de los clientes y de reputación de la marca. Aunque ha habido muchos avances tecnológicos destinados a minimizar estos riesgos, a veces la mejor manera de manejar una amenaza a su privacidad es mantener las capacidades o servicios completamente fuera de línea.
Tomemos un servicio como la transcripción, por ejemplo. Todas las empresas necesitan transcribir grabaciones, reuniones, conferencias, conversaciones y demás. Si estas conversaciones contienen información muy sensible, es comprensible que los ejecutivos duden en enviarla a un proveedor de transcripción externo y remoto. Pueden preguntarse:
- ¿Cómo de segura es la transmisión del correo electrónico o de los archivos?
- ¿Qué protocolos de seguridad utiliza el servicio de terceros?
- ¿Dónde guardan los archivos y el producto final?
- ¿Quién está trabajando en mi solicitud?
- ¿Qué ocurre con los archivos después de la transcripción?
Afortunadamente, existe una solución a estas preocupaciones: la transcripción segura y confidencial in situ.
Soluciones actuales para las necesidades de transcripción
Hay muchas soluciones que las empresas pueden emplear para mantener su información segura durante el proceso de transcripción. Estos métodos incluyen:
- Firmar contratos con los proveedores de transcripción a distancia que establezcan claramente las consecuencias de cualquier filtración de datos o de las infracciones.
- Contratación de un transcriptor interno asalariado
- Pedir a un asistente a la reunión que levante acta durante una reunión o conferencia
- Intentar transcribir grabaciones por su cuenta
- Utilizar una aplicación de voz a texto
Cada uno de estos métodos tiene sus pros y sus contras, pero todos ellos se quedan cortos si se comparan con los servicios de transcripción segura in situ. La transcripción in situ es la solución ideal para las empresas que desean una transcripción precisa, rápida, confidencial y rentable.
¿Qué es la transcripción segura in situ?
La transcripción segura in situ es un servicio en el que transcriptores altamente formados y con estudios universitarios se desplazan a una empresa y proporcionan servicios de transcripción 100% seguros y confidenciales. Para cualquier empresa en la que la seguridad de los datos sea una de las principales preocupaciones, este servicio in situ garantiza que no se pondrá en línea ningún dato, ni se sacará nada fuera de las instalaciones.
Todo el servicio de transcripción se llevará a cabo en las instalaciones del cliente. Los transcriptores pueden traer su propio equipo, ya que tienen algunas herramientas y software especializados que utilizan, pero dejarán toda la información confidencial y de propiedad en el lugar. No guardarán ni almacenarán ninguna grabación o producto final en sus dispositivos. Todo el material y los documentos finales se entregarán a la empresa antes de que el transcriptor abandone el edificio.
El transcriptor también suele firmar un contrato en el que se establece claramente que no puede revelar nada de lo que ha oído o aprendido a una entidad externa. Suele haber un mayor grado de confianza entre la empresa y el transcriptor porque la empresa ha conocido al transcriptor en persona.
¿Beneficios de la transcripción in situ?
La transcripción in situ es la única forma de garantizar una transcripción 100% segura y confidencial. Permite una rápida transformación de los archivos de audio en documentos escritos. Garantiza que no se pierda nada durante las reuniones o conferencias importantes y proporciona un documento de referencia sólido durante asuntos empresariales complicados.
Los transcriptores in situ suelen ser más flexibles y pueden trabajar en horarios no tradicionales o añadir capacidad siempre que sea necesario. Como a los transcriptores in situ sólo se les paga por su producción, puedes estar seguro de que el trabajador será productivo. Aunque los transcriptores suelen trabajar de forma independiente, estar in situ puede ser útil si tienen alguna duda. Será más fácil resolver cualquier problema en lugar de tener que ir y venir por correo electrónico o por teléfono.
La transcripción segura in situ parece aún más favorable si se compara con las demás soluciones.
- Transcripción segura in situ frente a transcripción a distancia: La firma de contratos y la revisión de los protocolos de seguridad de los proveedores externos no pueden garantizar al 100% la seguridad y la confidencialidad. Cada vez que se envían archivos al exterior, existe el riesgo de que la información sea robada o utilizada de forma inapropiada. Estos servicios pueden ser menos puntuales que los servicios in situ, ya que puede haber diferencias de huso horario que provoquen retrasos en la entrega.
- Transcripción segura in situ frente a transcriptor interno: Contratar a un empleado interno para que realice la transcripción puede resultar caro. Además, esta persona tiene una capacidad limitada y normalmente sólo trabaja en el horario laboral normal. Si necesita que la persona trabaje fuera de horario, tendrá que pagarle las horas extras. Además, si la persona está enferma o de vacaciones, no habrá trabajo. Otra realidad que a menudo se pasa por alto es que puede ser difícil para RRHH o para un director general contratar a un transcriptor interno de alta calidad. Por el contrario, las empresas de servicios de transcripción saben lo que hace un buen transcriptor y es probable que contraten a los mejores talentos.
- Transcripción segura in situ frente a la toma de actas por parte de los asistentes: Es imposible que un asistente a una reunión capte todo lo que se dijo en ella. Asignar a alguien la tarea de redactar el acta también significa que esa persona no podrá participar plenamente en la reunión. Este método también podría distraer a otras plataformas de la reunión, que podrían interrumpir su línea de pensamiento para asegurarse de que el redactor de actas ha registrado sus comentarios.
- Transcripción segura in situ frente a la transcripción por tu cuenta: Aunque podrías intentar transcribir una grabación o una reunión por tu cuenta, esto te llevaría muchísimo tiempo. A primera vista, puede parecer la opción más barata. Sin embargo, la transcripción le apartará de sus tareas principales y de su experiencia durante un tiempo considerable. Es probable que la pérdida de productividad sea más cara que la contratación de un transcriptor in situ. Además, aunque usted sea muy inteligente, es más probable que cometa errores, ya que no ha recibido formación en técnicas de transcripción adecuadas.
- Transcripción segura in situ frente a la aplicación de voz a texto: Aunque estas tecnologías son interesantes, no son lo suficientemente avanzadas como para crear transcripciones precisas. Se necesita tiempo para configurarlas para que reconozcan y entiendan las diferentes voces. Estos servicios no suelen funcionar bien cuando las personas tienen acentos fuertes o utilizan terminología avanzada. Cualquier resultado suele requerir una gran cantidad de edición.
¿Quién necesita una transcripción segura in situ?
Empresas de muchos sectores diferentes han utilizado la transcripción segura in situ: finanzas e inversiones, investigación y desarrollo, centros de llamadas, producción de películas, sanidad, fuerzas de seguridad, tecnología y sector académico, por nombrar sólo algunos. Por ejemplo, algunas situaciones en las que la seguridad de la información es tan importante que una empresa no puede utilizar un servicio remoto son:
- Empresas que están en negociaciones para fusionarse o salir a bolsa
- Centros de llamadas que tienen acuerdos de confidencialidad con sus clientes
- Conferencias que quieren algo tan pronto como terminan las sesiones del día o quieren algo para la mañana siguiente para entregar a sus asistentes
- Los bufetes de abogados se preparan para los litigios
- Empresas de comunicación que necesitan transcribir entrevistas o reportajes
- Médicos y otros trabajadores sanitarios que deben cumplir la normativa sobre privacidad de los pacientes
- Tomar declaración a testigos o sospechosos
- Empresas que necesitan incorporar conversaciones verbales a los registros oficiales de clientes
- Proveedores de servicios de salud que necesitan incluir comentarios verbales en la entrada de datos
- Empresas públicas que organizan mesas redondas y quieren una documentación clara para evitar confusiones y disputas legales
- Empresas que realizan estudios de mercado
¿Cómo decidir si su empresa necesita una transcripción confidencial segura in situ?
Si su empresa no encaja perfectamente en uno de los escenarios anteriores, puede que siga necesitando servicios de transcripción in situ. A continuación, le indicamos algunas cuestiones que debe tener en cuenta para decidir si estos servicios son adecuados para usted:
- ¿Su información es altamente sensible?
- ¿Se verían afectados los resultados comerciales o el futuro de la empresa de forma significativa si se expusiera esta información?
- ¿Hay mucha información que se comparte verbalmente y que necesita ser documentada oficialmente?
- ¿Necesita una respuesta rápida para convertir conversaciones de audio o en directo en informes documentados?
- ¿Necesita una transcripción fuera del horario laboral?
- ¿Necesita cumplir determinadas normativas, como la HIPAA o la CJIS?
- ¿Necesita que la información verbal o sonora se pueda buscar rápida y fácilmente?
Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, es una buena idea ponerse en contacto con un proveedor de servicios de transcripción in situ.
¿Cómo contratar una empresa de transcripción in situ?
Una vez que haya decidido que necesita personal in situ, el siguiente paso es evaluar a los proveedores. Para encontrar el mejor servicio para sus necesidades, debe buscar empresas que:
- Tener un largo historial de funcionamiento con sólidas críticas y testimonios
- Emplear a transcriptores altamente capacitados y con formación universitaria para garantizar los servicios más precisos y profesionales
- Contar con transcriptores formados y con experiencia en la transcripción para su sector, de modo que entiendan la jerga y el lenguaje que usted utiliza
- Ofrezca garantías de plazos de entrega y precisión que cumplan con sus estándares
- Abordar con paciencia todas sus preocupaciones en materia de seguridad y comprender claramente la necesidad de una confidencialidad absoluta
- Disponga de varios transcriptores que puedan trabajar cuando los necesite
- Puede proporcionar ejemplos de proyectos o clientes anteriores
- Puede adaptarse a sus protocolos de seguridad y privacidad sin dejar de ofrecer una transcripción precisa, puntual y rentable