Consejos tecnológicos para las pequeñas empresas
Cuando se pone en marcha una pequeña empresa, es probable que se enfrente a una competencia más establecida y mucho más grande. Es poco probable que tengas la capacidad de gastar la misma cantidad de dinero que esos gigantescos competidores en el funcionamiento y el crecimiento de tu negocio.
Por ello, lo mejor es aprovechar la tecnología para maximizar la productividad y eliminar la ineficacia. Aquí tienes algunos consejos tecnológicos útiles para llevar tu negocio al siguiente nivel.
1. Respuestas de correo electrónico enlatadas
Las respuestas de correo electrónico enlatadas no tienen la mejor reputación. Sin embargo, cuando se dirige una pequeña empresa, puede ser un salvavidas. No puedes permitirte el lujo de contar con un amplio equipo de empleados para responder a todas las llamadas de los clientes en caso de que experimentes un aumento repentino del interés de los clientes o si tus sistemas fallan.
Los mensajes de correo electrónico enlatados pueden ser excelentes como respuesta de retención para hacer saber al cliente que ha recibido su mensaje y que le responderá en un plazo de 24 horas.
2. Chatbots
Los chatbots ofrecen a las pequeñas empresas ventajas similares a las de las respuestas enlatadas. La asistencia telefónica es estupenda, pero puede ser tediosa y exige una atención absoluta. Los chatbots proporcionan más flexibilidad, lo que resulta útil para la multitarea que es habitual en las pequeñas empresas. Mientras el cliente escribe su solicitud o respuesta, la persona que maneja el bot puede estar haciendo otra cosa.
Los chatbots también reducen la cantidad de infraestructura necesaria. Un ordenador portátil con el software necesario (o un bot de chat totalmente online basado en el navegador que no requiera ninguna instalación) será suficiente. De hecho, si no quieres gastar en un servicio de chatbot, los servicios de chat gratuitos y ampliamente disponibles, como Facebook Messenger y WhatsApp, pueden servir al propósito
3. Utilizar los servicios en la nube
El enfoque tradicional para adquirir un sistema empresarial consistía en comprar un servidor, transportarlo a la ubicación física de su empresa y luego proceder a instalar y configurar la aplicación. Con la aparición de los servicios basados en la nube, este modelo ha resultado ser prohibitivo a largo plazo.
Las grandes corporaciones lo están abandonando y en su lugar apuestan por los servicios basados en la nube. Es un movimiento que es aún más relevante para las pequeñas empresas que tienen un presupuesto tecnológico mucho más limitado. Los servicios en la nube significan externalizar el hardware (y en el caso del SaaS, también el software) a un tercero para poder dedicar tus energías a hacer crecer el negocio.
4. Establecer un proceso de supervisión sólido
Cuando se trata de tecnología, es mejor prevenir que reparar. Los fallos tecnológicos y las interrupciones pueden ser bastante caros, no sólo por el coste de la reparación, sino también por la pérdida de negocio y el daño a la reputación. Es un coste que las pequeñas empresas difícilmente pueden permitirse.
Para prevenir este tipo de incidentes, establezca un sólido proceso de supervisión que proporcione datos en tiempo real sobre el estado de sus sistemas. Los problemas que surjan podrán ser abordados antes de que se salgan de control.
5. Establecer un proceso y una tecnología de copia de seguridad sólidos
Las pequeñas empresas tienden a almacenar la mayor parte de sus datos valiosos en uno o dos dispositivos, como el portátil del director general o la agenda de un ejecutivo de marketing. La pérdida de uno solo de estos aparatos puede perjudicar gravemente las operaciones.
Es vital establecer un riguroso proceso de copia de seguridad en el que todos los datos cruciales se almacenen en una ubicación central que, a su vez, sea objeto de una copia de seguridad diaria. La tecnología de copia de seguridad debe incluir un componente de recuperación de desastres que garantice el rápido restablecimiento de las operaciones en caso de interrupción.
Dada la omnipresencia actual de las tecnologías de la información, sería fácil suponer que las empresas las aprovechan al máximo. Por desgracia, muchas pequeñas empresas no aprovechan al máximo la tecnología. La tecnología puede darle el poder de competir con los grandes actores del mercado casi en igualdad de condiciones.